Atualizado em: 19.02.2025
Todos neste mundo têm as mesmas 24 horas no dia, mas parece que elas rendem mais para uns do que para outros, não é verdade?
Isso acontece porque algumas pessoas sabem organizar melhor o seu tempo e, assim, aumentar a produtividade.
Você quer ser uma dessas pessoas? Então, acompanhe estas 5 dicas especiais que preparamos para que você possa aumentar a sua produtividade e passar a controlar melhor o seu tempo!
1. Conheça os seus objetivos
Qual o seu objetivo com a gestão de tempo? Talvez você deseje ser mais produtiva no trabalho. Ou então, quer terminar as suas tarefas cotidianas mais rapidamente para ter tempo livre para se dedicar a algum hobby, ou à sua família.
Todos temos nossos motivos quando buscamos aumentar a produtividade. E são esses objetivos que nos guiam para o sucesso.
Comece fazendo uma análise do que você pretende atingir em sua vida. Anote em uma caderneta ou aplicativo, para que você não possa se esquecer.
Em seguida, anote quais as suas metas para os próximos 5 anos. Detalhe o quanto for possível.
Ao conhecer a fundo os seus objetivos, torna-se mais fácil traçar metas reais e reunir os subsídios necessários para que você as conclua.
Por exemplo, se você planejou ter a sua casa própria em 5 anos, e já estabeleceu localização e tamanho desejados, você já tem uma ideia do valor que precisará investir. Assim, você pode desde já elaborar um plano para atingir a quantia necessária para o cumprimento dessa meta.
2 Estabeleça prazos
Estabelecer prazos é o princípio fundamental do gerenciamento de tempo. São eles que nos impulsionam a começar a trabalhar para atingir as metas, evitando a procrastinação.
Você fez a lista do tópico anterior? Agora, estabeleça datas para o cumprimento de cada um dos itens. Mas seja realista! Se você determinar um prazo muito curto e não conseguir cumprir, pode terminar desmotivada e, assim, acabar desistindo.
Uma forma de ser realista é identificar quantas horas diárias você tem para cumprir essa meta, e quantas horas você precisaria para chegar ao fim.
Caso o cumprimento da meta exija outros esforços como estudo, viagens ou o apoio de uma equipe, lembre-se de incluir também esse prazo.
3 Divida o dia em compromissos
Você já percebeu que pessoas bem-sucedidas têm todos os seus compromissos agendados? Essa é a melhor forma de aproveitar o tempo.
Lembre-se que o dia tem 24 horas, e você deve dedicar aproximadamente 8 delas para o sono, além de mais algumas para si mesmo. O restante, deve ser dividido entre os seus compromissos.
Essa é a melhor forma de saber quanto tempo você terá para realizar cada atividade, e não deixar nenhuma de lado. Sem um planejamento, o seu lado procrastinador pode surgir, dando prioridade para algo que não seria tão importante naquele momento.
Uma boa dica é comprar uma agenda e começar a utilizá-la (também pode ser um aplicativo, se preferir). Anote nela todos os seus compromissos diários, com os respectivos horários de início e encerramento. Você vai ver que sua vida se tornará muito mais organizada ao adquirir este hábito.
4 Estabeleça prioridades
Lembra-se que eu disse que o seu lado procrastinador pode dar prioridade ao que não é importante no momento? Isso é o que acontece quando não planejamos nossas atividades.
Inconscientemente, o cérebro busca fazer o que lhe dá mais prazer (ou adiar o que pode ser indesejável). Porém, precisamos concluir todas as tarefas, tanto as boas quanto as que consideramos ruins.
Por isso, uma das chaves para aumentar a produtividade é estabelecer prioridades.
Crie uma lista e a divida em três colunas. No topo de uma escreva IMPORTANTE. Na outra, URGENTE. Na terceira, NORMAL.
É assim que você qualificará as suas atividades, separando o que é importante e o que é urgente. Na lista “normal” ficam as atividades que não são importantes e nem urgentes, portanto, não estarão presentes em suas prioridades.
Comece o seu agendamento sempre pelas atividades urgentes, para não sofrer atrasos. Em seguida, mantenha o foco nas tarefas importantes. Apenas por fim realize as atividades de prioridade normal.
Dessa forma você consegue elaborar todo o seu planejamento semanal de uma forma realista e eficiente.
5 Delegue responsabilidades
Muitas vezes deixamos de ser produtivos, não por falta de organização e planejamento, mas sim por nos impormos muito mais responsabilidades do que podemos suportar.
Ao delegar uma de suas responsabilidades para outra pessoa que tenha a competência para cumpri-la, você terá um tempo extra para concluir outra tarefa de sua lista.
Lembre-se sempre que o dia tem apenas 24 horas e que você é uma só. Ficar sobrecarregada não é uma forma de aumentar a produtividade, pelo contrário. Um corpo cansado e uma mente exausta não têm o mesmo rendimento.
Recapitulando
Recapitulando as 5 dicas para aumentar a produtividade: estabeleça os seus objetivos e crie prazos realistas para cada um deles. Anote-os em um planner ou agenda, estabelecendo datas e horários, dando prioridade para as tarefas urgentes, em seguida as tarefas mais importantes e que não tenham tanta urgência.
Se necessário, delegue responsabilidades. Não se sobrecarregue com mais atividades do que possa cumprir.
Seguindo esses 5 passos simples de gestão de tempo, você conseguirá realizar muito mais em menos tempo, sobrando mais tempo livre para o lazer ou descanso.
Gostou destas dicas? Recomendo o e-book Gerenciamento de Tempo: Principais habilidades e estratégias para melhorar sua produtividade diária, onde você encontrará 25 dicas como estas. Uma leitura rápida e que vai melhorar muito a sua produtividade!
